Im vierten Quartal laufen in vielen Unternehmen die Budgetrunden für das Folgejahr. Für 2027 heißt das: Die Zahl für Weiterbildung wird in den kommenden Wochen festgelegt, oft bevor feststeht, welche Rollen sich im nächsten Jahr tatsächlich verändern. Der übliche Ausweg ist ein Pauschalbetrag je Beschäftigtem, fortgeschrieben aus dem Vorjahr. Er ist einfach zu rechnen und schwer zu begründen.
Was die Pauschale je Kopf misst und was nicht
Das Institut der deutschen Wirtschaft hat für das Datenjahr 2022 erhoben, dass deutsche Unternehmen im Schnitt 1.347 Euro je Mitarbeitendem für Weiterbildung aufgewendet haben, bei 20,3 Stunden je Mitarbeitendem. 93 Prozent der Unternehmen bieten Weiterbildung an. Quelle: Institut der deutschen Wirtschaft, IW-Weiterbildungserhebung, Datenjahr 2022.
Das ist ein Branchenmittel aus 2022, kein Richtwert für 2027 und kein Maßstab für einen einzelnen Betrieb. Es sagt, dass Weiterbildung fast überall stattfindet und was sie im Durchschnitt kostet. Es sagt nichts darüber, ob das Geld an die Stellen fließt, an denen sich im Betrieb etwas ändert. Wer sein Budget an diesem Mittelwert ausrichtet, plant gegen den Durchschnitt statt gegen den eigenen Bedarf.
Das Budget an das Vorhaben koppeln
Der Gegenentwurf rechnet nicht je Kopf, sondern je Vorhaben. Ausgangspunkt ist die Frage, welche Veränderung im Planungsjahr ansteht: ein Produktionsumbau, ein neuer Antrieb, eine neue Software in einem Bereich. Daraus folgt eine Kette, die sich Schritt für Schritt in Posten übersetzen lässt: betroffener Bereich, heutige Rolle, Zielrolle, Kompetenzlücke, Lernpfad, Programm, Kohorte.
| Frage in der Budgetrunde | Pauschale je Kopf | Gekoppelt an das Vorhaben |
|---|---|---|
| Wer wird qualifiziert? | alle gleich | die Beschäftigten der betroffenen Rollen |
| Wofür wird das Geld gebraucht? | für Angebote nach Nachfrage | für Programme entlang der Lernpfade zur Zielrolle |
| Wie begründet man die Summe? | mit dem Vorjahr | mit dem Vorhaben und seinem Zeitplan |
| Was passiert, wenn sich das Vorhaben verschiebt? | nichts, die Pauschale bleibt | die Posten wandern mit |
Die Pauschale muss damit nicht verschwinden. Sie bleibt sinnvoll für die laufende Weiterbildung, die ohne Anlass stattfindet. Das Vorhabenbudget kommt als eigener Block dazu und hat einen eigenen Verantwortlichen.
Was vor der Budgetfreigabe geklärt sein sollte
Drei Punkte lassen sich im vierten Quartal klären, ohne dass das Vorhaben schon fertig geplant ist.
Erstens der Berufsbildungsbedarf. Nach § 96 Absatz 1 BetrVG hat der Arbeitgeber auf Verlangen des Betriebsrats den Berufsbildungsbedarf zu ermitteln und Fragen der Berufsbildung mit ihm zu beraten. Wer diese Ermittlung ohnehin braucht, kann sie zur Grundlage der Budgetzahl machen, statt sie danach nachzuliefern.
Zweitens die Mitbestimmung. Führen Maßnahmen des Arbeitgebers dazu, dass sich die Tätigkeit der Beschäftigten ändert und ihre beruflichen Kenntnisse nicht mehr ausreichen, hat der Betriebsrat nach § 97 Absatz 2 BetrVG bei der Einführung von Berufsbildungsmaßnahmen mitzubestimmen. Ein Budget, das eine Maßnahme voraussetzt, die noch nicht mitbestimmt ist, steht unter Vorbehalt. Das gehört in die Budgetvorlage.
Drittens die Förderung. Öffentliche Förderung kann die Kostenverteilung verändern, sollte aber nicht als gesicherter Posten eingeplant werden. § 82 SGB III knüpft die Förderung an Schwellen wie mehr als 120 Stunden Maßnahmedauer und staffelt den Arbeitgeberanteil nach Betriebsgröße. Das Qualifizierungsgeld nach § 82a SGB III, in Kraft seit dem 1. April 2024, setzt strukturwandelbedingte Qualifizierungsbedarfe voraus, die mindestens 20 Prozent der Beschäftigten betreffen, bei Betrieben unter 250 Beschäftigten mindestens 10 Prozent. Ob ein Vorhaben diese Voraussetzungen erfüllt, ist eine Einzelfallfrage; QualiShift prüft keine Förderfähigkeit und stellt keine Anträge.
Wie man ein Weiterbildungsbudget plant
Eine Reihenfolge, die sich in der Budgetrunde bewährt, weil jeder Schritt die Zahl begründet:
- Vorhaben des Planungsjahres und betroffene Bereiche listen, mit Zeitraum.
- Je Bereich die heutigen Rollen und die Zielrollen benennen.
- Die Kompetenzlücke je Rolle beschreiben und in Lernpfade übersetzen.
- Die Lernpfade zu Programmen und Kohorten bündeln, damit Beschäftigte mit gleichem Bedarf gemeinsam qualifiziert werden.
- Kosten und Arbeitszeit je Programm ansetzen, mit Stichtag der Angaben.
- Mitbestimmung und Förderung als Bedingungen ausweisen, nicht als Einnahmen.
- Die laufende Weiterbildung getrennt davon als Basisbudget führen.
Häufige Fragen
Wie plant man ein Weiterbildungsbudget?
Am verlässlichsten vom Vorhaben aus: Welche Bereiche und Rollen verändern sich im Planungsjahr, welche Kompetenzlücken entstehen, und welche Programme schließen sie. Daraus ergeben sich Posten mit Zeitplan. Die laufende Weiterbildung ohne konkreten Anlass führen Sie als eigenen Basisblock daneben.
Wie viel geben Unternehmen je Mitarbeitendem aus?
Nach der IW-Weiterbildungserhebung waren es im Datenjahr 2022 im Schnitt 1.347 Euro je Mitarbeitendem und 20,3 Stunden. Das ist ein Mittelwert aus 2022, kein aktueller Stand und kein Zielwert für Ihren Betrieb.
Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung und keine Förderberatung. Er gibt die Vorschriften wieder, soweit sie für die Budgetplanung relevant sind; ob sie im konkreten Fall greifen, beurteilen die, die das Verfahren im Haus führen.
Quellen
- Institut der deutschen Wirtschaft, IW-Weiterbildungserhebung, Datenjahr 2022.
- § 96 Absatz 1 und § 97 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz.
- § 82 und § 82a Drittes Buch Sozialgesetzbuch.